Trucos para la gestión eficaz del tiempo

¿Te pasas el día corriendo de un lado a otro, ocupada con mil y una cosas y sintiendo que no has hecho nada productivo, que tendrías que haber acabado más cosas, que el día no tiene suficientes horas?

Si este es tu caso y quieres gestionar mejor tu tiempo y ser más productiva, en este artículo te explico cómo conseguirlo. Tienes que tener en cuenta dos cosas: ser más eficiente, y ser más efectiva.

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Cómo ser más eficiente

Para ser más eficiente es importante determinar cuándo eres más productiva y qué te hace perder el tiempo. Para averiguar estas dos cosas es muy útil apuntar durante una semana (o al menos 3 o 4 días) todo lo que haces y el tiempo que empleas en cada cosa.

Durante un día normal todos tenemos picos de productividad. Por ejemplo, en mi caso he identificado tres horarios diferentes: por las mañanas de 11 a 2 soy muy productiva, el tiempo vuela y acabo las cosas más rápido que en cualquier otro momento del día. Después hay momentos de productividad normal-buena, y ratos en los que me cuesta mucho concentrarme y pierdo el tiempo con cualquier cosa.

Sabiendo esto, escribir artículos en los momentos de baja concentración sería una enorme pérdida de tiempo, ya que tardaría mucho más que si lo hago en los ratos donde soy más productiva. Tú puedes hacer algo parecido, utiliza tu tiempo con inteligencia. Haz el trabajo importante y que requiera más concentración y atención en tus momentos productivos, y deja el resto de tareas para momentos de menor concentración. Eso hará que tu productividad aumente y que te sientas más satisfecha al ver que haces y acabas más cosas (el truco está en acabar no en empezar y dejar a medias).

También tienes que conocer en qué pierdes el tiempo, las actividades o tareas que supuestamente te van a llevar cinco minutos y sin darte cuenta has perdido media mañana. Eso incluye normalmente redes sociales (Facebook, Twitter), irte “cinco minutos” a tomar un café, mirar un momentito el correo. Averigua cuanto tiempo empleas al día en esas actividades, los resultados te sorprenderán.

Ahora ya sabes cuándo eres más productiva y que “ladrones” de tu tiempo debes eliminar o limitar, y aquí tienes otras dos sugerencias para aprovechar mejor el tiempo:

• Agrupa tareas: Por ejemplo, en vez de mirar tu correo cada 15 minutos, proponte hacerlo 3 veces al día. Si tienes que salir varios días para algo, dedica un solo día a hacerlo todo.
• Programa períodos de tiempo ininterrumpidos (sin teléfono, internet,…). Esto funciona muy bien, te recomiendo que lo pruebes. Si te parece difícil, comienza con períodos cortos de 10-15 minutos y los vas aumentado. Lograrás acabar muchas más cosas. Es una de las técnicas que yo uso más porque funciona muy bien.

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Consejos para ser más efectivo

La segunda parte consiste en ser más efectiva, en centrarte en las cosas importantes, las que te van dar mejores resultados. En resumen, en saber priorizar. Aquí te dejo tres métodos que me gustan mucho:

• Los cuatro cuadrantes (técnica descrita en el libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas” de Stephen Covey), consiste en agrupar tus tareas en uno de estos cuadrantes:
  • importante y urgente
  • importante y no urgente
  • no importante y urgente
  • no importante y no urgente.

  Por supuesto, primero te centras en el primer cuadrante, las tareas importantes y urgentes. Pero lo más efectivo es encargarse del segundo cuadrante cuanto antes, para que las tareas importantes no lleguen a ser urgentes y así gran parte de tu agobio desaparecerá.

• Ley de Pareto. El 80% de tus resultados provienen de un 20% de tu trabajo. Identifica ese 20% y hazlo primero. Una forma de hacerlo es dividir el número de tareas que tengas entre cinco y del número resultante seleccionar las más importantes. Por ejemplo, si tienes una lista de 20 tareas, utilizando este sistema, sólo 4 serían las realmente importantes, decide cuales son y encárgate de ellas primero.
• Responde a estas preguntas. Cuando estás agobiada y tienes muchas cosas que hacer, responde a estas dos preguntas: ¿qué es lo más importante que tengo que hacer hoy? y ¿si sólo tuviera que hacer una cosa, qué sería? (yo esta la uso mucho).

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Lo más importante para gestionar bien el tiempo

Ahora ya sabes como ser más eficiente y más efectiva y se notará en tu trabajo y vida personal, pero hay una tercera parte, la más importante: “querer”.

Como todo en esta vida, ser más productiva depende de si quieres seguir adelante a pesar de los obstáculos e imprevistos que te surjan. Así que dime, ¿necesitas ser más eficiente, más efectiva, o las dos cosas? ¿Estás dispuesta a hacer lo que haga falta?