Cómo obtener mejores resultados con menos tiempo y esfuerzo

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La relación entre la eficiencia y la productividad

La eficiencia y la productividad son cualidades que queremos adquirir en todas las áreas de nuestras vidas. En un mundo cada vez más acelerado las personas se han dado cuenta de que el tiempo es su activo más importante. Cada día que pasa es un día menos.

Por eso es importante cuestionarse sus actividades diarias para así poder determinar cuales son aquellas que realmente le aportan. Pero, de todas las miles de cosas que hacemos diariamente, ¿cómo podemos diferenciar aquellas que son valiosas de aquellas que nos hacen perder el tiempo?

Para eso tendrá que comenzar a pensar en función del principio del 80/20.

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El principio del 80/20

El principio de Pareto, más conocido como el principio del 80/20, plantea que el 80% de los resultados o beneficios se obtienen del 20% de nuestros esfuerzos. De la misma manera, el 80% de nuestras actividades nos generan solo el 20% de las satisfacciones en la vida.

Es un principio ampliamente conocido en el ámbito de los negocios. El diagrama de Pareto tiene muchas aplicaciones en una empresa. Entre otras funciones, se usa para hacer controles de calidad para determinar la fuente más común de defectos de un producto, la razón más frecuente de reclamos de parte del cliente, etc.

Sin embargo, su aplicación en la vida personal de cada persona es menos conocida.

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¿Por qué es importante el principio del 80/20?

Porque se aplica a todas las áreas de su vida y le dará un mayor entendimiento de lo que verdaderamente esta sucediendo en el mundo que lo rodea. Si usted logra pensar de acuerdo a éste principio, será una persona más efectiva, productiva, competitiva, feliz y satisfecha. Sus negocios también serían más rentables, ya que requerirán una menor inversión de tiempo, dinero y esfuerzo para obtener mejores resultados.

Si usted aprende a pensar y a funcionar de acuerdo a éste principio, muy pronto determinará cuales son las actividades valiosas de su vida y cuales son las que no le aportan mayormente. Podría deshacerse de lo que es superfluo y tornarse en una persona más productiva. La meta no es necesariamente rendir al máximo y seguir extenuándose, sino más bien deshacerse de lo innecesario y vivir una vida más tranquila y, al mismo tiempo, más productiva y eficiente.

La importancia del principio de Pareto

La razón por la cual es tan importante comprender el principio es porque demuestra una realidad de la cual muchas veces no estamos concientes.
Asumimos que todos nuestros esfuerzos tienen más o menos la misma relevancia:

• Todos los clientes son igual de valiosos
• Todo producto y todo ingreso por ventas es igual de bueno
• Todos los empleados de una misma categoría aportan el mismo valor
• Todos los alumnos de un curso son culpables por el desorden generalizado
• Todas nuestras actividades diarias son necesarias y nos aportan lo mismo

Tenemos la tendencia de pensar que el 50% de nuestro aporte genera el 50% de los resultados. Pensamos que hay un equilibrio lógico entre causa y efecto.

Sin embargo, estas presunciones son erróneas y pueden causar mucho daño en nuestras vidas, especialmente porque están tan fuertemente arraigadas en nuestra mente. El principio 80/20 demuestra que normalmente hay un desequilibrio marcado al estudiar los datos cuantitativos de causa y efecto.

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¿Cómo implementar el principio de Pareto en tu vidas?

El secreto del éxito radica en determinar cual es el 20% de nuestras actividades que nos genera el 80% de los beneficios. Pero, ¿cómo se logra diferenciar cuales son las actividades que nos aportan los mayores beneficios y cuales son aquellas que nos agobian, estresan y cansan sin dejar fruto alguno?

No siempre es fácil dilucidar las cosas que realmente aumentan nuestra eficiencia y diferenciarlas de aquellas actividades que sólo nos quitan tiempo sin hacer un aporte significativo a nuestras vidas. A continuación nombro diferentes maneras de determinar el 20% y cómo podemos deshacernos de lo innecesario y explotar lo más efectivo:

Como ya mencioné anteriormente, el principio del 80/20 se puede aplicar de dos maneras:

1. Tradicionalmente se ha utilizando como un método de análisis cuantitativo que estudia la relación entre los datos de una causa versus su efecto: el diagrama de Pareto.
2. Un método menos conocido es el de pensar de acuerdo al principio del 80/20. Nos ayuda a hacer constantemente un análisis profundo de nuestras decisiones, actividades y relaciones.

Para eso tenemos que aprender a diferenciar aquellas cosas que son valiosas de aquellas que son innecesarias.

Richard Koch, en su libro "The 80/20 Principle" (R. Koch, "The 80/20 Principle". Doubleday, USA, 1998. p. 161-162), describe maneras bastante certeras de determinar las actividades superfluas en nuestras vidas:

10 ejemplos de actividades que te hacen perder el tiempo

1. Cosas que otros quieren que usted haga
2. Cosas que siempre se han hecho de una manera determinada
3. Cosas en las cuales no tiene muchas habilidades
4. Cosas que usted no disfruta
5. Cosas que siempre son interrumpidas
6. Cosas que le interesan a poca gente
7. Cosas que ya se demoraron dos veces el tiempo que usted esperaba
8. Cosas en las cuales sus colaboradores son mediocres o no confiables
9. Cosas que tienen un ciclo predecible
10. Contestar el teléfono y escribir emails

10 cosas que normalmente le aportan mucho valor:

1. Cosas que promueven el propósito para su vida.
2. Cosas que siempre ha querido hacer.
3. Cosas que ya están en el 20% que le aporta el 80%.
4. Innovaciones que le permitirán ser más eficientes.
5. Cosas que los demás le dicen que no se pueden hacer.
6. Cosas que otros han hecho con éxito en un área diferente.
7. Cosas que usan su propia creatividad
8. Cosas que otros pueden hacer por usted con poca inversión de tiempo de parte suya.
9. Cosas en las cuales sus colaboradores son de alta calidad y trabajan con excelencia
10. Cosas que tiene que hacer ahora o nunca.

Analice todas sus actividades y determine cuales son las que le hacen perder el tiempo. Descubra también a aquellas que lo transformarán en una persona más eficiente, productiva y competitiva.